2019.06.08.
Ha nem elég a 24 óra, így kezeld az időhiányt!
Egyre több online naptár, ellenőrzőlista, feladatrendszerező és feladatkiosztó program van. Számtalan könyv jelent meg már arról, hogyan oszd be jól az idődet. Tréningek tömkelegére iratkozhatsz be időmenedzsment, produktivitás növelés témákban. Hogy lehet, hogy a hatékony időbeosztásra egyre több eszköz és tudás áll a rendelkezésünkre mégis mindig úgy tűnik, hogy késésben vagyunk?
Egyre többet dolgozunk, egyre gyorsabban juthatunk el egyik helyről a másikra és egyre gyorsabban érhetnek el bárhonét a világban. Magunkat viszont úgy tűnik, nem érjük utol.
Egyre inkább úgy érezzük, hogy a 24 óra nem elegendő a feladataink elvégzésre. Nincs időnk semmire. Kapkodunk a feladatok között, rohanunk eseményről eseményre. Talán mégsem olyan jók azok az okos eszközök és tréningek, amelyek rendelkezésünkre állnak? Hogyan oszthatnánk be jobban az időnket?
Szeretem a meséket, mert tisztán és őszintén mutatják be az emberi tulajdonságokat. Az időről pedig a Grincs-ben lévő egyik jelenet jut az eszembe, amikor már csak pár nap van Karácsonyig. Az emberek lökdösődnek a postahivatalban, mindenkinek nagyon fontos, hogy időben megérkezzen a feladott csomagja vagy levele, és a postai ügyintéző rányomja a ”Hű, de sürgi!” feliratú pecsétet a küldeményekre. Mindenkiére.
Az a helyzet, hogy nem csak karácsonykor vagy más ünnepekkor vagyunk türelmetlenek, hanem szinte mindig. Mindent azonnal akarunk.
A modern kor vívmányai (okostelefon, szélessávú internet, webshopok) segítségével sok mindent valóban gyorsan és könnyedén meg is kaphatunk. A mai kor gyermeke már nem ismeri azt, hogy egy harisnyára vagy egy televízióra éveket kell várnia. A mai kor gyermeke egy kattintással megrendeli a webshopból és másnap már ki is hozzák neki. Csodálkozunk, hogy ezek az ”okos megoldások” hozzászoktatnak minket ahhoz, hogy mindent azonnal megkaphatunk?
Ha pedig mégsem – mert nem működik az internet, vagy egyéb emberi tényezők fellépnek –, akkor dühösek és türelmetlenek vagyunk. ,,Mikor jön már meg? Mikor kapom már meg?”
Ugyanez a türelmetlenség jellemezheti a napi feladataink elvégzését is. Mindent azonnal akarunk megoldani, vagy legalábbis minél gyorsabban. Mert ugye alig van időnk. Hajtunk feladatról feladatra, és azt vesszük észre, hogy a napnak már vége, majd megkérdezzük magunktól, hogy miért csak ennyi fért bele ma? Mintha pár éve hatékonyabbak lettünk volna.
Csakhogy azóta a világ sokat változott, és vele együtt – akaratlanul – mi is. Haladni kell a korral. Ugye, ismerős mondás? Haladni. Ma pedig inkább már szaladni.
Na, de mit tehetsz, hogy ne érezd ezt a kényszert?
Gondolj másképp a feladataidra!
Felejtsd el az időt! Ne akarj mindent azonnal megoldani, elintézni. Gondold végig az alábbi három kérdést!
1. kérdés: A feladatot most kell megoldanom?
Ha nem, akkor halasztható. (Tedd félre!)
Ha igen, akkor jöhet a 2. kérdés:
2. kérdés: A feladatot valóban nekem kell megoldanom?
Ha nem, akkor a feladat delegálható másra. (Szervezd ki!)
Ha igen, akkor a megmaradt feladatoknál jöhet a 3. kérdés:
3. Mi az a legfontosabb feladat, ami holnap több időt hagy nekem, amitől a holnap jobb lesz?
A harmadik kérdéssel átválogathatod a feladatokat jelentőségük szerint. Ha azokra a feladatokra koncentrálsz, amitől a holnap jobb lehet, akkor már hatékonyabb lehetsz. Így például a feladataid automatizálása mindig olyan jelentős feladat, amelytől a holnap jobb lehet, mert ha ma meg tudod oldani az automatizálást, akkor holnap több időd lesz.
A fenti három kérdés végig gondolásával valójában egy szelektálási folyamaton mész végig, melynek titkolt célja, hogy el tudj engedni feladatokat, és a listád végén egyre kevesebb maradjon.
Van egy remek mondás: mindenkinek arra van ideje, amire akarja, hogy legyen. Ha például a szerelmünk kér tőlünk valamit vagy a gyermekünk, akkor minden racionális számítást és tervezgetést felrúgunk, és rögtön előre soroljuk a feladatot, mert nem csak a holnap lesz jobb vele, már ma jó érzéssel tölt el, hogy segíthettünk valakinek, aki fontos nekünk.
Érzelmi szállal a feladatrendszerező eszközök nem számolnak. Azt nekünk kell megtenni.
Persze ez sem igaz minden helyzetre. Van, hogy párunk kéréseit és így a ránk kiosztott feladatokat inkább a halasztható kategóriába soroljuk – majd elgondolkodunk azon, hogy vajon kire lehetne delegálni, hogy ne nekünk kelljen megcsinálni. Ilyen is van.
A feladatokat érdemes újra és újra átfuttatni a fenti hármas kérdéskörön. Türelmesen. Várva. Mondhatjuk úgy is, hogy halogatva. A halogatás is lehet ám pozitív! Mert ugye az idő mindent megold. Ebben pedig – bármennyire is bullshit-szagú – az igazság az, hogy idővel rájöhetsz, hogy
1. a feladatot nem most kell megoldanod,
2. a feladatra van más ember, ki tudod szervezni,
3. nem is olyan jelentős, mert nem lesz jobb tőle a holnap.
Az idő segít, hogy több információd legyen. Segít érlelni a feladatokat. Az instant levesek és instant szerelmek korában nem ismerjük azt, hogy mit jelent eltenni valamit érlelni.
Pedig egy-egy étel is sokkal finomabb, ha később fogyasztjuk el. A kovászos uborkát sem eheted meg másnap. Napfénytől függően akár öt nap is kell neki, mire finom lesz. Persze megeheted éretlenül is, de az nem ugyanolyan. Az nem kovászos uborka. Mit nyertél azzal, hogy megvártad míg megért? Egy sokkal jobb minőségű uborkát.
Szóval, ha legközelebb találkozol egy ”Hű, de sürgi!” feliratú feladattal, akkor gondold át, hogy valóban annyira sürgi, vagy érdemes érlelni még? Mindaddig, amíg vársz, halogatsz, több időd lesz önmagadra és jobban tudod élvezni a 24 órát, mert nem nyom össze a rád zúduló feladatok terhe.
Persze, bevethetsz még számtalan technikát az időmenedzsment eszközökből, de ha már a feladatok rendszerezése is sok időt vesz el tőled, akkor csak egy dolgot tehetsz: megváltoztatod a hozzáállásodat. A ”Hű, de sürgi!” feliratú pecsétek helyett pedig a ”Türelem.” feliratú pecséteket nyomogatod a beérkező küldeményekre – érkezzen az a párodtól, a családtól, vagy éppen saját magadtól. (Sajnos a főnöknél már kevésbé működik...)
Szerző: Földi Rita
fotók: unsplash.com
